Molto spesso l’università non prepara adeguatamente i propri studenti all’uso di Microsoft Excel che viene rischiesto per la maggior parte dei lavori di tipo impiegatizio. Ho fatto una breve carrellata delle dieci funzioni ed aspetti di questo programma che è molto utile conoscere per lavorare in azienda.

1. cerca verticale e cerca orizzontale

La funzione CERCA.VERT (e il suo trasposto CERCA.ORIZZ) è sicuramente la funzione di Excel più utilizzata in quasi tutti gli uffici. Il suo funzionamento è piuttosto semplice ed anche per questo è essenziale saperla usare efficacemente.

2. filtro automatico

Qualsiasi lavoro andrai a svolgere in ufficio sarai sempre chiamato a trovare le informazioni che stai cercando in mezzo a grandissime quantità di dati. Per questo motivo è stato sviluppato il filtro automatico di Excel che ti permette di selezionare alcuni criteri di ricerca e filtrare solo quei dati che soddisfano i criteri indicati. La funzione filtro automatico era già presente nella versione 2003 di Excel ed è stata migliorata nel tempo permettendo di selezionare più voci dal menu a tendina che appare nella testa delle colonne.

Giorno, mese e anno

Chi è costretto a lavorare con versioni di Excel precedenti alla 2007 non dispone della funzione di filtro per anno o per mese. Una rapida ed efficace soluzione a questo problema sta nell’aggiunta di due colonne al foglio che si sta utilizzano. Attraverso le funzioni MESE ed ANNO è possibile avere un campo contenente questi due dati e quindi filtrare i dati per mese ed anno.

3. tasti di scelta rapida da tastiera

Per velocizzare le operazioni con Excel è importante conoscere qualche scorciatoia da tastiera:

• CTRL + Z: annulla
• CTRL + X: taglia
• CTRL + C: copia
• CTRL + V: incolla
• Tasto Windows + D: mostra desktop, premendo la stessa combinazione nuovamente si torna alla videata precedente
• CTRL + click dx mouse: permette di selezionare diverse celle (una ad una)
• SHIFT + click dx mouse: permette di selezionare diverse celle (cliccando solo sugli estremi)
• CTRL + SHIFT + tasti freccia: permette di selezionare tutte le celle di un dato intervallo (in un foglio vuoto si salta all’ultima cella del foglio)
• INVIO: il cursore si sposta nella cella sotto
• SHIFT + INVIO: il cursore si sposta nella cella sopra
• TAB: il cursore si sposta nella cella a destra
• SHIFT + TAB: il cursore si sposta nella cella a sinistra
• ALT + TAB: ci si sposta tra le diverse applicazioni aperte
• ALT + SHIFT + TAB: come il precedente ma il cursore si sposta in senso opposto
• CTRL + TAB ci si sposta tra le diverse finestre della stessa applicazione

4. incolla speciale

Quando copi una cella Excel ha la tendenza ad incollare non solo il valore contenuto nella cella, ma anche le formule che lo hanno originato (compresi i collegamenti ad altre celle) e la formattazione. Per copiare ed incollare solo quello che vuoi devi premere il tasto destro (dopo aver copiato la cella d’origine) e selezionare “incolla speciale”. La soluzione di gran lunga più frequentemente utilizzata è “incolla valori” che, come spiega il nome, ricopia nella cella di destinazione solamente il valore di quella di origine. Per velocizzare questa operazione è consigliabile installare un piccolo tool come spiegato in questa pagina che permette di incollare i valori semplicemente premendo CTRL + SHIFT + V.

5. tabella pivot

I dati da maneggiare sono solitamente molto estesi ed i file contengono informazioni disaggregate. Per questo è essenziale poterli sintetizzare tramite alcuni valori chiave come la media, la somma, il valore massimo o il valore minimo.

6. somma condizionale

Buona parte dei risultati ottenibili con una tabella pivot sono raggiungibili anche tramite la funzione SOMMA.SE che, come si intuisce facilmente dal nome, somma le celle di un intervallo che soddisfano uno o più criteri indicati.

7. formattazione condizionale

La qualità della formattazione e della presentazione dei dati in un foglio di calcolo spesso riveste più importanza della qualità dei dati stessi. Attraverso semplici maschere di personalizzazione possiamo dare un taglio più semplice ed immediato al nostro foglio. Perché perdere questa opportunità?

8. personalizzazione dei menu e delle barre

Questo funzione è utilizzata pochissimo nelle aziende ma trovo che sia utile personalizzare le varie barre degli strumenti (o crearne di nuove) inserendo tutti quei comandi che vengono utilizzati più spesso, non è forse questo lo scopo delle barre di accesso rapido?
Lo stesso si può fare per i menu a tendina in Office 2003 o per quelli a riquadri in Office 2007.

9. testo in colonne

La funzione Testo in colonne ci permette di risparmiare molto tempo impaginando automaticamente i dati provenienti da altre fonti (principalmente testi). E’ molto frequente che i software gestionali permettano di esportare dati in formato testo, è utile poter immettere velocemente questi dati in un foglio di calcolo per poterli maneggiare agevolmente.

10. macro

Saper scrivere delle macro in VBA è sicuramente apprezzato in azienda e, se il tuo capo non valorizza questo tuo know how almeno puoi automatizzare alcune delle operazioni che svolgi tutti i giorni e quindi risparmiare tempo prezioso. Programmare in VBA non è immediato ma sapere registrare delle macro con il registratore di Excel ed eseguirle quando servono già è una buona base di partenza.

Se volete imparare ad usare le macro VBA di Excel (da zero e senza basi di programmazione) esistono moltissimi libri. Uno dei più validi tra quelli in lingua italiana è quello del banner qui sotto, scritto da Alessandra Salvaggio e disponibile sia per Excel 2013 sia per Excel 2016 (anche se le differenze sono davvero minime tra le due versioni).